fantastic Airtable relational databases

Fantastic Airtable relational databases

Four years ago, my life and work became much easier when I mastered the fantastic Airtable relational databases (try it – https://lnkd.in/dpnX4sE). It’s cooler than Google Sheets and intuitively much easier!

Now I have created an Upwork profile, because I see that there is a need for Airtable experts – https://lnkd.in/dt5qG6e

Психотерапевт Любов Куприенко

Створив сайт для психотерапевта

Поки вивчаю Python, вирішив створити сайт для своєї дружини – психолога і психотерапевта.
Продумав дизайн, підібрав ілюстрації, привезені нею з численних подорожей до ашрамів Індії, наповнив контентом, приєднав заявки через Airtable Forms, додав інтернет-магазин. І трохи взяв участь у розробці її власних трансформаційних психологічних ігор та метафоричних карт, в основному як радник із дизайну.

І от що з того вийшло – https://liubov.com.ua/

тайм-менеджмент

Простий інструмент тайм-менеджменту

Поділюся простим інструментом тайм-менеджменту, який використовую, щоб дотримуватися дедлайнів.

У мене для цього дві взаємопов’язані системи:
1. Електронна база даних Airtable, поєднана з Гугл Календарем, де розписані завдання на півроку вперед, що повторюються періодично.

2. Ручна наочна система mindmap на папері А4 та списки на маленьких папірцях (на день, на тиждень, на місяць).

Остання – найголовніша. Фактично, це оперативна пам’ять, куди я вивантажую завдання з мозку, щоб він працював з творчими задачами.

Позначки про стан виконання:
– (мінус) – завдання заплановане.
+ (плюс) – виконане завдання.
-> завдання перенесено на наступний період (день, тиждень, місяць).

От і все, що потрібно, аби не забути про всі ваші справи.

Можете подумати, що онлайн система більш зручна або ефективна, але це не так, бо папір завжди дає більшу швидкість доступу для повного зчитування інформації.

Чому я люблю Airtable?

Прямо-таки приголомшливий клієнтський досвід спіткав мене цього тижня, коли через мою неуважність в налаштуваннях одного хмарного сервісу американська компанія зняла з мого рахунку… 4500 гривень. Шалено. Що робити?
Пишу в сервіс-службу. Через день приходить туманна відповідь. Ось ми повертаємо вам $20 на баланс та подивимось що за трабл.
Пройшло ще два дні.
На рахунок повернули всю суму. Як так, думаю? Це ж моя помилка.
Тобто. Вони повернули та ще й доплатили бонус!

Написав у сервіс-службу, що люблю їх компанію і мій їм респект.

Airtable, thanks! 🙂

Суттєво оновився дизайн баз даних Airtable

Суттєво оновився дизайн баз даних Airtable, в яких я вже два роки веду більшість своїх проектів – від щоденника виконаних робіт, календаря, To-Do, таблиць, заповнення форм, різних аналітичних розробок до систем координації з колегами та для розміщення матеріалів на сайтах.
Основна користь – менші витрати часу. В рази!
Долучайтесь! Система крута, цікава і проста –
https://airtable.com/invite/r/kBiBDH4J

Як фотографувати документи в архівах, бібліотеках та одразу в зручну базу даних

Корисна інструкція для колег істориків і не тільки.
Про те, як фотографувати документи в архівах, бібліотеках та взагалі будь-де і будь-що (навіть штрих-коди!) одразу в зручну базу даних (лише ледащий не зможе осягнути простих операцій):
1. Встановлюєте додаток Airtable на смартфон (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.formagrid.airtable&hl=uk). Це бета-версія, тому доступна лише після реєстрації на сайті розробника (https://airtable.com).
2. Заходите в необхідну базу даних. В моєму випадку бази даних вже створені (наприклад, Іменний покажчик НМІУ), тому одразу покажу, який алгоритм дій (без пояснення як створювати самі бази даних; для цього буде окрема лекція в НМІУ для всіх бажаючих).
3. Створюєте персоналію/назву документа тощо або знаходите вже існуючу позицію. В моєму випадку нехай буде Леклерк, Себастьян (він вже внесений в базу). Просто вводите в пошук його ім’я.
4. Бачите весь запис про гравера Леклерка. Знаходите іконку фотоапарата. Натискаєте і фоткаєте документ – я сфоткав гравюру Леклерка “Чотири стихії”, яка була у мене на екрані ноутбука (тому растр екрану зможете помітити 🙂 ).
5. Фотка зберіглась. І Ви бачите результат як на смартфоні, так і на компьютері. Можете додати коментарі або іншу корисну інформацію.
6. Фоткаєте наступний документ і т.д. 🙂
І у вас ніколи нічого не загубиться. А дома чи на роботі опрацюєте документи, які ви назбирали. Навіть зможете дати посилання своїм колегам, щоб вони подивилися на гравюру Леклерка – https://airtable.com/shrSjEwbXkNAXc6nV
Airtable_1
Airtable
Screenshot_2016-07-14-16-30-32
Screenshot_2016-07-14-16-28-57
Screenshot_2016-07-14-16-28-50
Screenshot_2016-07-14-16-28-36
Screenshot_2016-07-14-16-27-28

Як перетворити Ваш малий бізнес чи застарілу наукову установу на сучасний проектний офіс?

Завжди радий допомогти перетворити Ваш малий бізнес чи застарілу наукову установу на сучасний проектний офіс 😉
Або “Як добре іноді поліпшувати життя людям”. Особливо науковцям.
Ось розробив різні бази даних для щоденного користування кожним охочим:
– Завдання і календар https://airtable.com/shruwBOfvA6AJhtJW
– Видані статті та книги https://airtable.com/shri4VVe6icqBlj3T
– База конференцій https://airtable.com/shrguwaH5NdAadgmr
Просто реєструйтесь на Airtable​ за цим посиланням – https://airtable.com – і отримаєте безліч корисних можливостей для повсякденного життя на роботі і вдома. Це безкоштовний сервіс (до речі, інвестором є відомий актор Ештон Катчер).
Повірте, Вам більше будуть не потрібні різні органайзери, to-do списки, Excel.
P.S. Тільки уявіть собі, що можете зберігати файли (будь-які, навіть фото або статті, книги, відео!!) прямо в комірках таблиць і при цьому надсилати на емейл будь-які рядки з таблиці своїм колегам! Я вже мовчу про гнучке фільтрування і сортування. Навіть Ваш Google Calendar можна налаштувати автоматично додавати події в таблиці Airtable.
P.P.S. Ось додаток для Android – https://play.google.com/store/apps/details?id=com.formagrid.airtable
Пишіть, якщо будуть питання.

Бази даних Airtable – найкраще рішення для оптимізації бізнес-процесів

Бази даних Airtable – крута штука!!!

Airtable – це створення баз даних, колективна робота, спілкування з клієнтами, виведення інфи на сайти, створення форм, зберігання фотографій, відео, документів в табличному вигляді!
Я шукав це давним давно!!! Нарешті!!

Інструкція по роботі з базами даних Airtable - Бази даних Airtable
Інструкція по роботі з базами даних Airtable – Бази даних Airtable

Коротка інструкція по роботі з базами даних Airtable.com

  1. Реєструйтесь (хто ще не зареєструвався) на сайті Airtable.com (сервіс роботи з базами даних) за цим посиланням – https://airtable.com/invite/kBiBDH4J (там є прискорена реєстрація через Ваш Google аккаунт, якщо він у Вас є на gmail.com)
  2. Реєструєтесь на http://box.com – це файловий синхронізатор для Вашого комп’ютера. Має велику кількість функцій та можливостей. З цим сервісом Ви завжди будете мати файли з Вашого комп’ютера під рукою, де б Ви не знаходились. Бачити ці файли зможете тільки Ви. Для роботи з Airtable він не є обов’язковим, але значно спростить спільну роботу.
  3. Скачуєте інсталятор для синхронізації.
  4. Коли перетащите необхідні файли/папки (наприклад, ті що стосуються роботи) на своєму комп’ютері в папку Box Sync (чи як там вона у вас буде називатись), то на цьому всі завдання з цим завершені.

Ви самі побачите, наскільки все просто.
Миттєве внесення файлів до таблиць бази даних Airtable
 В таблицях Airtable є можливість миттєвого внесення файлів, наприклад, в комірку «Стаття». Це робиться простим перетаскуванням файла з Вашого комп’ютера прямо в комірку.

  1. Вибираєте на своєму комп’ютері файл мишкою і нажимаєте ліву клавішу мишки, та тягнете цей файл прямо в браузер у відкриту таблицю вашої бази даних Airtable:
  2. І вставляєте цей файл прямо в комірку:
  3. Все. Ваш файл буде завантажено автоматично.
  4. Так само можна вставляти фотографії в колонку «Фото».
  5. Але щоб мати можливість бачити останню версію файлу, то варто додавати в комірку колонки «Посилання на свіжий файл» посилання на файл з Box.com (про це я розкажу пізніше, бо на Box.com ще не всі зареєструвалися).

Відправлення емейлом вибраних рядків з таблиці бази даних Airtable
Це чи не найкрутіша функція Airtable! Ви можете вибрати потрібні рядки з таблиці, натиснути праву кнопку мишки і відправити їх на будь-який емейл, а також продублювати відправлення на свій емейл. Це неймовірно класна штука!
Фільтрування в таблицях бази даних Airtable (на прикладі внесення надходжень статей від одного автора).
1. Краще за все робити внесення даних кількох гасел/статей одного автора за допомогою фільтра.
2. Обираєте потрібний фільтр, напр., по колонці «Автор».
3. Тепер Вам будуть показані лише гасла, на які, напр., автор пише статті. І проставляєте всі необхідні відомості про те, коли стаття надійшла, готова вона чи замовлена, додаєте статуси та типи статей, файли статей, фото тощо.
4. Так само можна фільтр робити по всім іншим колонкам. Якщо в колонці є вибір між кількома складовими, то спрацьовує не пошук, а видається список для вибору, з якого обираєте потрібні.
5. Коли фільтр задіяно, то він має зелений колір. Для відміна фільтру потрібно відкрити фільтр і справа від прізвища натиснути хрестик, тобто видалити вміст фільтру. Тоді фільтр зникає і в меню він знову показаний шрифтом чорного кольору.
6. Фільтрів можна задавати кілька. Наприклад, зі статей автора потрібно показати, такі, що готові, то додаткова можна внести фільтр по колонці «Статус».
Як викликати на допомогу іншого свого колегу з приводу якогось гасла або проблеми? (дана функція діє в середині team – команди Бази даних Airtable)

  1. Тобто як взаємодіяти онлайн між колегами в середині Вашої таблиці? Для цього натискаєте на стрілочки в кружочку з лівого краю рядка
  2. У Вас повністю відкривається весь вміст рядка в окремому віконці, в якому права частина відображає зміни, які відбувалися з рядком та комірками в ньому (таке собі хісторі!). В правому нижньому кутку можна писати коментарі як самому собі, так і своїм колегам, натиснувши на значок @ , і отримувати від них відповіді та вести чат.
  3. Приклад спілкування або введення коментарів:
  4. Також буде вказуватися дата і час повідомлення і відповідей.

Як рахувати, наприклад, кількість авторських статей в базах даних Airtable? 

  1. Вибираєте фільтр. Вам потрібен, в даному випадку фільтр за колонкою «Тип статті». Вибираєте один із запропонованих варіантів або «Авторська» або «Редакційна» (коли є вибір з варіантів, то це значить, що колонка відповідним чином налаштована, зазвичай, в таких випадках в середині колонки текст різного кольору. Якби був звичайний текст, то був би не вибір з кількох варіантів, а введення тексту, як при звичайному пошуку за допомогою Ctrl+F).
  1. Не забувайте, що відмінити неправильну якусь дію завжди можна клавішами Ctrl+Z. Це якщо Ви випадково щось видалили, щось не туди внесли тощо. В таких випадках натискання клавіш Ctrl+Z відміняє останню дію. Наскільки я розумію, можна кільканадцять відмін зробити. Тобто можна внести 10 слів в різні комірки і 10 разів натиснути Ctrl+Z, тоді все повернеться станом на момент, до внесення тих 10 слів.

Email - Бази даних Airtable
Email – Бази даних Airtable

Screenshot-1 - Бази даних Airtable
Screenshot-1 – Бази даних Airtable

Вибір показу таблиці для виконання друку або створення PDF-файлу - Бази даних Airtable
Вибір показу таблиці для виконання друку або створення PDF-файлу – Бази даних Airtable