Бази даних Airtable – найкраще рішення для оптимізації бізнес-процесів

Бази даних Airtable – крута штука!!!

Airtable – це створення баз даних, колективна робота, спілкування з клієнтами, виведення інфи на сайти, створення форм, зберігання фотографій, відео, документів в табличному вигляді!
Я шукав це давним давно!!! Нарешті!!

Коротка інструкція по роботі з базами даних Airtable.com

1. Реєструйтесь (хто ще не зареєструвався) на сайті Airtable.com (сервіс роботи з базами даних) за цим посиланням – https://airtable.com/invite/kBiBDH4J (там є прискорена реєстрація через Ваш Google аккаунт, якщо він у Вас є на gmail.com)
2. Реєструєтесь на http://box.com – це файловий синхронізатор для Вашого комп’ютера. Має велику кількість функцій та можливостей. З цим сервісом Ви завжди будете мати файли з Вашого комп’ютера під рукою, де б Ви не знаходились. Бачити ці файли зможете тільки Ви. Для роботи з Airtable він не є обов’язковим, але значно спростить спільну роботу.
3. Скачуєте інсталятор для синхронізації.
4. Коли перетащите необхідні файли/папки (наприклад, ті що стосуються роботи) на своєму комп’ютері в папку Box Sync (чи як там вона у вас буде називатись), то на цьому всі завдання з цим завершені.

Ви самі побачите, наскільки все просто.
Миттєве внесення файлів до таблиць бази даних Airtable
 В таблицях Airtable є можливість миттєвого внесення файлів, наприклад, в комірку «Стаття». Це робиться простим перетаскуванням файла з Вашого комп’ютера прямо в комірку.

1. Вибираєте на своєму комп’ютері файл мишкою і нажимаєте ліву клавішу мишки, та тягнете цей файл прямо в браузер у відкриту таблицю вашої бази даних Airtable:
2. І вставляєте цей файл прямо в комірку:
3. Все. Ваш файл буде завантажено автоматично.
4. Так само можна вставляти фотографії в колонку «Фото».
5. Але щоб мати можливість бачити останню версію файлу, то варто додавати в комірку колонки «Посилання на свіжий файл» посилання на файл з Box.com (про це я розкажу пізніше, бо на Box.com ще не всі зареєструвалися).

Відправлення емейлом вибраних рядків з таблиці бази даних Airtable
Це чи не найкрутіша функція Airtable! Ви можете вибрати потрібні рядки з таблиці, натиснути праву кнопку мишки і відправити їх на будь-який емейл, а також продублювати відправлення на свій емейл. Це неймовірно класна штука!
Фільтрування в таблицях бази даних Airtable (на прикладі внесення надходжень статей від одного автора).
1. Краще за все робити внесення даних кількох гасел/статей одного автора за допомогою фільтра.
2. Обираєте потрібний фільтр, напр., по колонці «Автор».
3. Тепер Вам будуть показані лише гасла, на які, напр., автор пише статті. І проставляєте всі необхідні відомості про те, коли стаття надійшла, готова вона чи замовлена, додаєте статуси та типи статей, файли статей, фото тощо.
4. Так само можна фільтр робити по всім іншим колонкам. Якщо в колонці є вибір між кількома складовими, то спрацьовує не пошук, а видається список для вибору, з якого обираєте потрібні.
5. Коли фільтр задіяно, то він має зелений колір. Для відміна фільтру потрібно відкрити фільтр і справа від прізвища натиснути хрестик, тобто видалити вміст фільтру. Тоді фільтр зникає і в меню він знову показаний шрифтом чорного кольору.
6. Фільтрів можна задавати кілька. Наприклад, зі статей автора потрібно показати, такі, що готові, то додаткова можна внести фільтр по колонці «Статус».
Як викликати на допомогу іншого свого колегу з приводу якогось гасла або проблеми? (дана функція діє в середині team – команди Бази даних Airtable)

1. Тобто як взаємодіяти онлайн між колегами в середині Вашої таблиці? Для цього натискаєте на стрілочки в кружочку з лівого краю рядка
2. У Вас повністю відкривається весь вміст рядка в окремому віконці, в якому права частина відображає зміни, які відбувалися з рядком та комірками в ньому (таке собі хісторі!). В правому нижньому кутку можна писати коментарі як самому собі, так і своїм колегам, натиснувши на значок @ , і отримувати від них відповіді та вести чат.
3. Приклад спілкування або введення коментарів:
4. Також буде вказуватися дата і час повідомлення і відповідей.

Як рахувати, наприклад, кількість авторських статей в базах даних Airtable? 

1. Вибираєте фільтр. Вам потрібен, в даному випадку фільтр за колонкою «Тип статті». Вибираєте один із запропонованих варіантів або «Авторська» або «Редакційна» (коли є вибір з варіантів, то це значить, що колонка відповідним чином налаштована, зазвичай, в таких випадках в середині колонки текст різного кольору. Якби був звичайний текст, то був би не вибір з кількох варіантів, а введення тексту, як при звичайному пошуку за допомогою Ctrl+F).

2. Не забувайте, що відмінити неправильну якусь дію завжди можна клавішами Ctrl+Z. Це якщо Ви випадково щось видалили, щось не туди внесли тощо. В таких випадках натискання клавіш Ctrl+Z відміняє останню дію. Наскільки я розумію, можна кільканадцять відмін зробити. Тобто можна внести 10 слів в різні комірки і 10 разів натиснути Ctrl+Z, тоді все повернеться станом на момент, до внесення тих 10 слів.